JAXForms wird seit September 2016 im KAIO des Kantons Bern als zentrale Formular- / Umfrage- und Kollaborationsplattform eingesetzt. Dank einer WTO-Beschaffung im Jahr 2022 ist die nachhaltige Weiterentwicklung sowie der Support bis ins Jahr 2030 gewährleistet.
Service Online-Formulare
Digital Economy Award 2024
Ausgangslage
Das Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (KAIO) ist das Kompetenzzentrum für die Umsetzung der Digitalisierung in der Kantonsverwaltung. Es stellt standardisierte Lösungen und Dienstleistungen für die digitale Transformation zur Verfügung. In diesem Rahmen wurde 2016 mit JAXForms eine workflowbasierte Datendrehscheibe zur Unterstützung der formularbasierten Digitalisierung der Kantonsverwaltung beschafft.
Umsetzung
Dank unserem No-Code-Ansatz können Formulare auch ohne technisches Wissen durch die AnwenderInnen selbständig erstellt und bearbeitet werden. Die Formulare werden optisch passend in die bestehende Systemlandschaft integriert.
Zusätzlich können Online-Umfragen einfach und schnell aufgesetzt werden.
Beispiel einer Formular-Lösung
Tierschutzfall melden
Veterinärdienst
Mit Erfassung des Standortes mit dem Kantonalen Geoportal und Datentransformation für die direkte Weiterverwendung im Meldesystem des Bundes (ASAN).
Die JAXForms Plattform wird für individuelle eGov-Anwendungen in verschiedenen Ämtern eingesetzt. Mit der integrierten Workflow-Engine kann JAXForms auch komplexe Prozesse digital abbilden. Derzeit existieren mehr als 20 dedizierte eGov-Anwendungen für unterschiedlichste Bedürfnisse.
Das im Kanton Bern eingesetzte CMS [Content Management System] bietet keine Funktionen, um strukturierte Daten mit Such- und Sortierfunktionen anzuzeigen. JAXForms Datapools füllen diese Lücke: Auf Basis unterschiedlicher Datengrundlagen (CSV, Formulardaten, etc.) wird eine eigene Datenausgabe gestaltet. Die Daten aus den Datapools werden können auch in Formularen als Auswahloptionen verwendet werden.
Beispiel eines Datapools
Kantonale Abstimmungsergebnisse
Anzeige der kantonalen Abstimmungsergebnisse
Ergebnis
Die frühere Webformularfunktionalität wurde ab 2016 vollständig durch JAXForms abgelöst: Unsere Formularlösung wird im Kanton Bern mehrsprachig, mit mehreren Mandanten, flexibel und unabhängig von der Websitelösung (Content Management-System) betrieben. Die Formulare, Daten und Datenempfänger werden effizient im JAXForms-Backend verwaltet.
Mit JAXForms wurde eine wichtige Form der Kommunikation und des Datenaustauschs zwischen Bürgerinnen / Bürgern und den kantonalen Behörden etabliert.
Statistik
Verwendung von JAXForms im Kanton Bern
Aktuell sind auf den ca. 40 Internet- und Intranet-Websites insgesamt rund 250 Standardkontaktformulare, ca. 850 individuelle Online-Formulare und -Umfragen sowie ca. 70 Datapools zweisprachig aufgeschaltet. Die Menge an zu verarbeitenden Formulardaten beträgt bis zu 40’000 Einsendungen pro Monat oder durchschnittlich täglich rund 300 bis 1300 Formulare (Tendenz zunehmend).
JAXForms betreibt die Lösung 7×24 in einem der sichersten Rechenzentren der Schweiz auf einem 100% Open Source Software-Stack mit Failover Clustering und Mulitnode-Betrieb. Die Formulare sowie die Lösungsplattform werden stetig weiterentwickelt. Der Kanton Bern investiert mit der bestehenden WTO-Beschaffung unter anderem auch in die Weiterentwicklung sowie den Ausbau dieses digitalen Angebots.
Lösungen
Beispiele von Formularen im Kanton Bern
Anmeldung für eine Laufbahnklärung
BIZ Berufsberatungs- und Informationszentren
Anmeldung für eine Laufbahnklärung in einem BIZ Ihrer Wahl
Staatskanzlei
Kommunikation (KomBE) Kontaktformular – basiert auf dem gesamtkantonal eingesetzten zentralen Kontaktformular «ZKF». Betreff-Auswahl und Triage wird individuell je Anwendung zentral konfiguriert.
Steuerverwaltung
Individuelles Kontakt- / Supportformular der Steuerverwaltung (SV). Mit Mailschnittstelle zum Ticketingsystem der SV.
Strassenverkehrs- und Schifffahrtsamt
Online-Meldung einer Adressänderung für den Fahrzeug-und Führerausweis. Mit automatischer Erstellung der nötigen Unterlagen aufgrund der erfassten Daten.
Veterinärdienst
Tierschutzfall melden. Mit Erfassung des Standortes mit dem Kantonalen Geoportal und Datentransformation für die direkte Weiterverwendung im Meldesystem des Bundes (ASAN).
Zivilstandsamt
Zivilstandsdokumente online bestellen und direkt mit Kreditkarte bezahlen. Fachlösung, welche neben dem Online-Schalter auch den ganzen Sachbearbeitungs-Prozess unterstützt: Begleitbriefe, Beglaubigung via Staatskanzlei etc.
BIZ Berufsberatungs- und Informationszentren
Im Bestellshop BIZ können verschiedene Publikationen bestellt und / oder direkt heruntergeladen werden.
Lösungen
Beispiele von Datapools im Kanton Bern
Bestellshop / Downloadbereich für Informationsmaterialien
Berner Interventionsstelle gegen Häusliche Gewalt
Anzeige und Download der Publikationen. Im angeschlossenen Bestellformular für die Printversionen werden die Auswahloptionen vom Datapool bezogen.
Statistikportal des Kantons Bern
Kantonspolizei Bern
Wachensuche
Regierungsstatthalteramt
FAQ Gastgewerbe
Fakten
Der Service umfasst folgende Leistungsmerkmale:
- Formulare und Daten können durch den Kunden selbst verwaltet werden.
- Die erfassten Daten können medienbruchfrei zur weiteren Verwendung bereitgestellt werden (CSV-/XML-Export, E-Mailweiterleitung oder als Webservice).
- Formular-Layout nach Kundenwünschen gestaltbar. Felder-Aufteilung auf mehrere Seiten sowie Feldeingabeprüfungen mit Fehlermeldungen und Hinweisen.
- Möglichkeit, das Ausfüllen zu unterbrechen und ohne Datenverlust fortzusetzen (temporäres Speichern der Daten).
- Hilfswerkzeug zur Erstellung der Formulare, z.B. automatische Erzeugung des Layouts
- PDF-Quittung und PDF-Formular anhand der Formulardaten zum Ausdrucken.
- Automatische Benachrichtigung nach Eingang eines ausgefüllten Formulars.
- Unterstützt formularbezogene Rollen- und Rechtekonzepte.
- Formularausgabe der erfassten Daten auf diverse generische Ausgabemedien wie HTML-Seite (Preview im Wizard), PDF oder E-Mail
- Micro-Publishing von erfassten Daten sowie Datentabellen als «Datapools» auf eigenen Webseiten
- Generisches Modul «Standard Kontaktformular» mit Triagierung und Benachrichtigung / Versand der Daten
- Mandantenfähig und mehrsprachig
- Hosting und Betrieb in einer dedizierten JAXForms SaaS-Lösung inkl. Support (7×24)
Nutzen:
- Zentraler Formularservice für alle Ämter / Bedürfnisse
- Eingegebene Daten in IT-Systemen weiterverwendbar (Bewirtschaftungssystem)
- Validierungsprüfung der eingegebenen Daten
- Barrierefreier Zugang WCAG AA (Zertifikat von Stiftung für alle, 2016)
- Formularerstellung und Anpassung über ein GUI (WYSIWYG Wizard)
- Umsetzung CD Kanton Bern
- Formularbezogene Workflows
- Personalisierter Posteingang
- Kunde kann eigene Formulare, Umfragen und Benutzer selbst kreieren und verwalten
- Stabile, ausbaufähige Hosting Umgebung (Multinode Betrieb)
Verwendete Schnittstellen und eGov-Services:
- EVOK
- CMI
- Bedag Fileshare
- Scanner API
- BISO
- Sedex
- sFTP
- Escada
- GIS MAP Kanton Bern
- Schweizerische Post Adressverifikation
- Persiska
- Service-Now
- BELogin
- ERZ-Kontroller
- Anbindung/Lookup diverser Register und Webservices für das Befüllen von Formularfelder und -Blöcke sowie Übermittlung der Formulardaten mit SOAP und REST
Geleistete Arbeiten/Rollen:
- Issue-Tracking mit JIRA, Dokumentation mit Confluence
- Telefonsupport 8:00-17:00, Pikett 7×24 sowie 2nd / 3rd Level Support
- Hosting-/Betriebssupport inkl. Überwachung (Monitoring)
- Laufende Einspielung von sicherheitskritischen Updates (OS, DB, LB)
- Softwarewartung (adaptiv / korrektiv), Community Upgrades
- Projektleitung, Formular Design, CI/CD Design, Business-und Requirementanalyse
- Realisierung / Entwicklung / Beratung von komplexen eGov-Anwendungen