Seit November 2016 können Baugesuche der Stadt Winterthur voll elektronisch eingereicht werden. Zudem können mehrere beteiligte Personen am selben Gesuch arbeiten. Die eingereichten Gesuche sowie die hochgeladenen Beilagen (Pläne, Zeichnungen, Nachweise, etc.) werden täglich vollautomatisch in die bestehende Baugesuchsoftware (BauPro) der Stadt Winterthur überführt.
Ausgangslage
Diverse Gemeinden und Kantone bieten bereits heute elektronische Baugesuche an. Oft sind diese jedoch nur als PDF oder Wordformular vorhanden und können nicht online eingereicht werden. Die zuständige Baukommission resp. das zuständige Amt muss ihre Daten erneut erfassen. Es entsteht ein nicht gewollter Medienbruch mit hohem Zeitaufwand und großer Fehleranfälligkeit.
Umsetzung
Mit unserer IT Lösung «JAXForms» als SaaS-Lösung bilden wir diesen Prozess komplett und medienbruchfrei ab. Vom interaktiven Baugesuch bis hin zur automatischen Überführung in ihr Baugesuchverwaltungssystem, PDF-Generierung mit Adressfenster und Unterschriftenblock sowie die Integration bestehender Drittsysteme (GIS, GWR, etc.). Sie verwalten Ihre Onlineformulare, die beteiligten Partner sowie die eingereichten Gesuche völlig autonom und unabhängig.
Die eingereichten Gesuche werden durch einen Webservice konsumiert oder mit einem Scheduler synchron (zur Echtzeit) oder asynchron an ein beliebiges Drittsystem (Bsp. BauPro, Gemdat, etc.) übermittelt. Sie sowie der Bürger haben jederzeit die Kontrolle über den aktuellen Gesuchstatus (Tracking). Zudem ist es möglich, dass mehrere Beteiligte am selben Gesuch arbeiten.
Fazit
Baugesuche können in der Stadt Winterthur seit November 2016 voll elektronisch eingereicht werden. Durch Dutzende von Logik- und Visualisierungssteuerungen zur Laufzeit erfasst der Gesuchsteller nur die Daten, die wirklich wichtig sind. Zudem werden alle Daten mit einer serverseitigen Ruleengine geprüft und es können somit nur noch valide und komplette Baugesuche eingereicht werden. Das führt zu einer massiven Reduktion von aufwendigen Nachfragen sowie zu einer maximalen Steigerung der Datenqualität. Die eingereichten Daten werden über Webservices automatisch und medienbruchfrei an die verarbeitenden Systeme weitergereicht.
Dieser Link bringt Sie direkt zum E-Formular-Service für Elektronische Baugesuche der Stadt Winterthur.
Fakten & Lösungen
Der Service umfasst folgende Leistungsmerkmale:
- Formulare und Daten können durch den Kunden selbst verwaltet werden.
- Die erfassten Daten können medienbruchfrei zur weiteren Verwendung bereitgestellt werden (CSV-/XML-Export, E-Mailweiterleitung oder als Webservice).
- Formular-Layout nach Kundenwünschen gestaltbar. Felder-Aufteilung auf mehrere Seiten sowie Feldeingabeprüfungen mit Fehlermeldungen und Hinweisen.
- Möglichkeit, das Ausfüllen zu unterbrechen und ohne Datenverlust fortzusetzen (temporäres Speichern der Daten).
- Hilfswerkzeug zur Erstellung der Formulare, z.B. automatische Erzeugung des Layouts
- PDF-Quittung und PDF-Formular anhand der Formulardaten zum Ausdrucken.
- Automatische Benachrichtigung nach Eingang eines ausgefüllten Formulars.
- Unterstützt Formularbezogene Rollen und Rechtekonzepte.
- Formularausgabe der erfassten Daten auf diverse generische Ausgabemedien wie HTML-Seite (Preview im Wizard), PDF oder E-Mail
- Mandantenfähig und mehrsprachig
- Hosting und Betrieb in der eigenen JAXForms Server Cloud als SaaS-Modell inkl. Support
Nutzen:
- Zentraler Formularservice für alle Ämter/Bedürfnisse
- Eingegebene Daten in IT-Systemen weiterverwendbar (Bewirtschaftungssystem)
- Validierungsprüfung der eingegebenen Daten
- Barrierefreier Zugang WCAG AA (Zertifikat von Stiftung für alle, 2016)
- Formularerstellung und Anpassung über ein GUI (WYSIWYG Wizard)
- Umsetzung CD Stadt Winterthur
- Formularbezogene Workflows
- Personalisierter Posteingangskorb
- Kunde kann eigene Formulare, Umfragen und Benutzer selbst kreieren und verwalten
- Stabile, ausbaufähige Hosting Umgebung (Multinode Betrieb)